Minuta dan salinan akta
Minuta aslinya tetap disimpan dalam protokol. Pindaian, salinan, dan kutipannya yang setiap hari dicari staf.
Aplikasi arsip dokumen notaris & PPAT, dengan AI yang tetap Anda kendalikan
Bisa jadi staf Anda sudah menyalin draf akta ke ChatGPT. Di folders.id, setiap akta punya foldernya sendiri, AI hanya membaca folder yang Anda pilih, dan setiap aksesnya tercatat.
Dokumen yang Anda pegang
Yang tersimpan di kantor notaris
Hampir setiap halaman memuat NIK, alamat, atau nilai transaksi seseorang. Itulah yang perlu dijaga.
Warkah dan dokumen pendukung
KTP, KK, NPWP, sertifikat tanah, SPPT PBB, anggaran dasar perseroan. Sering datang berupa foto lewat WhatsApp.
Draf akta
Draf yang bolak-balik antara kantor dan para pihak sebelum penandatanganan, masing-masing dengan revisinya.
Dokumen PPAT
AJB, APHT, bukti setor BPHTB dan PPh, hasil pengecekan sertifikat, dan dokumen pendaftaran ke kantor pertanahan.
Kewajiban Anda
Yang mengikat Anda
Ini ringkasan, bukan nasihat hukum. Untuk kepastian, baca langsung teks peraturannya.
Rahasia jabatan
UU Jabatan Notaris (UU 30/2004 jo. UU 2/2014) Pasal 16 ayat (1) huruf f mewajibkan notaris merahasiakan segala sesuatu mengenai akta yang dibuatnya dan keterangan yang diperoleh untuk membuatnya, kecuali undang-undang menentukan lain.
Minuta dan protokol
Pasal 16 ayat (1) huruf b undang-undang yang sama mewajibkan akta dibuat dalam bentuk minuta dan disimpan sebagai bagian protokol notaris. Bagi PPAT, protokolnya mencakup daftar akta, akta asli, dan warkah pendukung (PP 37/1998 jo. PP 24/2016).
Data pribadi para pihak
Sebagai pengendali data pribadi, kantor Anda wajib melindungi data pribadi yang diprosesnya dan mencegah akses yang tidak sah (UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Pasal 35 dan 39), serta merekam kegiatan pemrosesannya (Pasal 31).
Peran folders.id
Peran folders.id di kantor Anda
folders.id tidak otomatis membuat kantor Anda patuh. Yang diberikannya: kendali atas siapa dan apa yang membuka dokumen, dan catatan yang bisa Anda tunjukkan.
Satu folder untuk setiap akta
Template akta langsung menyiapkan folder para pihak, dokumen pendukung, draf, minuta dan salinan, pajak dan PNBP, serta pengecekan dan pendaftaran. Setiap staf hanya melihat folder yang dibagikan kepadanya.
AI membaca aktanya, bukan NIK-nya
Hubungkan Claude atau ChatGPT, lalu pilih folder yang boleh dibacanya. NIK, NPWP, nomor paspor, dan nomor rekening disamarkan sebelum sampai ke AI, dan ini aktif sejak awal. Tim Anda tetap melihat nomor aslinya.
Warkah masuk ke foldernya sendiri
Beri folder alamat email sendiri, atau terima file WhatsApp dari nomor yang terdaftar. Foto KTP dan sertifikat bisa dibaca dengan OCR berbahasa Indonesia, jadi isinya ikut bisa dicari. Saluran email dan WhatsApp perlu diatur lebih dulu.
Yang dibaca AI, tercatat
Catatan aktivitas merekam setiap pencarian dan dokumen yang dibaca AI, termasuk permintaan yang ditolak. Catatan kegiatan pemrosesan disusun dari pengaturan yang sedang berlaku dan bisa diekspor ke CSV.
Draf yang disetujui, versinya jelas
Kirim draf ke para pihak lewat portal klien dengan kata sandi dan masa berlaku. Persetujuan tercatat pada versi tertentu, dan dua versi draf bisa dibandingkan.
Panduan terkait
Checklist UU PDP & PP 33/2026 untuk Kantor Profesional
Daftar periksa UU PDP untuk kantor hukum, notaris, konsultan pajak, dan KAP: apa yang harus sudah ada sebelum PP 33/2026 berlaku Januari 2027.
Baca panduanApakah ChatGPT Aman untuk Dokumen Klien? Panduan Kantor
Cara memakai ChatGPT, Claude, dan Copilot untuk dokumen klien tanpa kehilangan kendali: cek akun, pelatihan model, lokasi data, dan templat kebijakan AI.
Baca panduanKebijakan Penggunaan AI di Kantor: Contoh Siap Pakai
Contoh kebijakan penggunaan AI di kantor yang siap disalin: alat yang boleh, data yang dilarang, pemeriksaan hasil, pelaporan, dan cara menerapkannya.
Baca panduanTanya jawab
Pertanyaan dari notaris
Apakah minuta akta cukup disimpan di sini?
Tidak. folders.id tidak menggantikan kewajiban menyimpan minuta sebagai bagian protokol notaris. Simpan pindaian, draf, salinan, dan warkah di sini supaya mudah dicari dan setiap aksesnya tercatat. Protokolnya tetap Anda simpan dan pelihara seperti biasa.
Di mana file kami disimpan?
File yang diunggah disimpan di penyedia object storage di Indonesia. Aplikasi dan basis datanya, termasuk teks yang dibaca dari dokumen untuk pencarian, saat ini berjalan di Singapura. Saat AI membaca dokumen, isinya dikirim ke penyedia AI yang Anda hubungkan, dan kebijakan penyedia itu yang berlaku. Karena itu Anda yang memilih foldernya, dan NIK serta NPWP disamarkan lebih dulu.
Bisakah staf memakai ChatGPT tanpa membuka semua akta?
Bisa. Setiap koneksi AI punya daftar folder sendiri. Folder di luar daftar itu tidak bisa dijangkau, dan permintaan ke sana ditolak serta tercatat. Koneksi bisa dicabut kapan saja, dan permintaan berikutnya langsung ditolak.
Bagaimana kalau ada akta yang sedang digugat?
Pemilik atau admin bisa memasang legal hold pada foldernya, dengan alasan tertulis. Selama hold masih aktif, tidak ada orang atau aturan retensi yang bisa menghapus isinya.
Apakah para pihak perlu membuat akun?
Tidak. Mereka menerima tautan portal untuk mengirim dokumen atau membaca draf, dengan kata sandi dan masa berlaku yang Anda tentukan. Halaman portalnya berbahasa Indonesia.
Mulai dari satu akta
Buat ruang kerja gratis, pakai template akta, dan hubungkan AI ke satu folder saja. Lalu lihat sendiri apa yang tercatat.
Buat ruang kerja