Jawaban singkat

Tanda tangan elektronik diakui hukum Indonesia. UU ITE menyatakan tanda tangan elektronik punya kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi enam syarat. Ada dua jenis: tersertifikasi, yang memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE) Indonesia, dan tidak tersertifikasi. Keduanya bisa sah. Yang berbeda adalah seberapa mudah membuktikannya kalau disangkal.

Akta notaris lain soal. UU Jabatan Notaris masih mewajibkan akta dibacakan dan ditandatangani di hadapan notaris, penghadap, dan saksi.

Tulisan ini berisi informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk transaksi bernilai besar atau yang berpotensi sengketa, bicarakan dengan advokat atau notaris Anda.

Dasar hukumnya

Aturan utamanya ada di tiga undang-undang dan satu peraturan pemerintah:

Titik awalnya Pasal 5 ayat (1) dan (2) UU ITE: informasi elektronik, dokumen elektronik, dan hasil cetaknya adalah alat bukti hukum yang sah dan perluasan dari alat bukti menurut hukum acara yang berlaku. Dokumen yang ditandatangani secara elektronik termasuk di dalamnya.

Enam syarat tanda tangan elektronik yang sah

Menurut Pasal 11 ayat (1) UU ITE, yang diulang di Pasal 59 ayat (3) PP 71/2019, tanda tangan elektronik sah selama:

  1. Data pembuatan tanda tangan terkait hanya kepada penanda tangan.
  2. Saat penandatanganan, data pembuatan tanda tangan hanya berada dalam kuasa penanda tangan.
  3. Setiap perubahan pada tanda tangan setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.
  4. Setiap perubahan pada informasi elektronik yang ditandatangani setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.
  5. Ada cara tertentu untuk mengidentifikasi siapa penanda tangannya.
  6. Ada cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penanda tangan sudah menyetujui informasi elektronik yang ditandatanganinya.

Gambar tanda tangan yang ditempel di PDF tidak otomatis memenuhi syarat-syarat ini. Yang dinilai adalah proses dan catatannya: bagaimana identitas penanda tangan diperiksa, bagaimana persetujuannya direkam, dan apakah perubahan setelah penandatanganan bisa dideteksi.

Tersertifikasi dan tidak tersertifikasi

Pasal 60 PP 71/2019 membagi tanda tangan elektronik menjadi dua:

  • Tersertifikasi. Memenuhi syarat sah di atas, memakai sertifikat elektronik yang dibuat oleh jasa PSrE Indonesia, dan dibuat dengan perangkat pembuat tanda tangan elektronik yang tersertifikasi.
  • Tidak tersertifikasi. Dibuat tanpa jasa PSrE Indonesia.

PSrE Indonesia wajib mendapat pengakuan dari Menteri (Pasal 53 ayat (3) PP 71/2019), dan daftar PSrE yang diakui dibuat dan dipublikasikan oleh Menteri (Pasal 54 ayat (2)). Daftarnya bisa dicek di situs tanda tangan elektronik Komdigi.

UU 1/2024 menambahkan dua hal. PSrE yang beroperasi di Indonesia harus berbadan hukum Indonesia dan berdomisili di Indonesia, dengan pengecualian untuk layanan yang belum tersedia di dalam negeri (Pasal 13 ayat (3) dan (4)). PSrE juga dapat menyelenggarakan layanan lain seperti segel elektronik, penanda waktu elektronik, dan identitas digital (Pasal 13A).

Nilai pembuktian: di mana bedanya terasa

Penjelasan Pasal 60 ayat (2) PP 71/2019 menyebut bahwa akibat hukum penggunaan tanda tangan tersertifikasi atau tidak tersertifikasi berpengaruh terhadap kekuatan nilai pembuktiannya. Dalam praktik:

  • Tanda tangan tersertifikasi lebih mudah dipertahankan. Identitas penanda tangan sudah diverifikasi PSrE, dan sertifikatnya bisa diperiksa pihak ketiga.
  • Tanda tangan tidak tersertifikasi tetap bisa diajukan sebagai bukti. Kalau disangkal, pihak yang mengandalkannya kemungkinan besar perlu menunjukkan bagaimana keenam syarat tadi terpenuhi. Di sinilah catatan audit berperan: siapa dikirimi dokumen apa, kapan dibuka, bagaimana identitasnya dicek, kapan persetujuannya diberikan, dan apakah dokumennya berubah setelah itu.

Pada akhirnya, hakimlah yang menilai bukti itu, kasus per kasus.

Yang tidak bisa ditandatangani elektronik begitu saja

Versi awal UU ITE secara tegas mengecualikan dua hal dari Pasal 5: surat yang menurut undang-undang harus dibuat tertulis, dan surat yang menurut undang-undang harus dibuat sebagai akta notaril atau akta pejabat pembuat akta (Pasal 5 ayat (4) UU 11/2008).

UU 1/2024 mengubah ayat itu. Sekarang bunyinya lebih umum: ketentuan tentang informasi dan dokumen elektronik sebagai alat bukti tidak berlaku dalam hal diatur lain dalam undang-undang. Daftar pengecualiannya dihapus, tapi hasilnya bergantung pada undang-undang lain. Untuk akta notaris, undang-undang itu adalah UU Jabatan Notaris.

Akta notaris menurut UUJN

UU 30/2004 tentang Jabatan Notaris, sebagaimana diubah dengan UU 2/2014, menetapkan:

  • Notaris wajib membacakan akta di hadapan penghadap dengan dihadiri paling sedikit dua saksi, dan akta ditandatangani saat itu juga oleh penghadap, saksi, dan notaris (Pasal 16 ayat (1) huruf m). Penjelasannya menegaskan notaris harus hadir secara fisik.
  • Akta boleh tidak dibacakan kalau penghadap sudah membaca sendiri dan memahami isinya, dengan syarat itu dinyatakan di penutup akta dan setiap halaman minuta diparaf (Pasal 16 ayat (7)). Kewajiban menandatangani di hadapan notaris tetap berlaku.
  • Kalau syarat pembacaan dan penandatanganan ini tidak dipenuhi, akta hanya punya kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan (Pasal 16 ayat (9)).

Bagaimana dengan cyber notary?

Penjelasan Pasal 15 ayat (3) UU 2/2014 menyebut "kewenangan mensertifikasi transaksi yang dilakukan secara elektronik (cyber notary)" sebagai contoh kewenangan lain notaris yang diatur peraturan perundang-undangan. Frasa ini sering dikutip sebagai dasar akta elektronik. Tapi letaknya hanya di penjelasan, dan tidak mengubah kewajiban membacakan dan menandatangani akta di hadapan notaris. Apakah dan bagaimana akta autentik bisa dibuat sepenuhnya secara elektronik masih diperdebatkan di kalangan praktisi dan akademisi. Menurut database JDIH BPK, UU 30/2004 sejauh ini hanya diubah oleh UU 2/2014.

Kesimpulan praktisnya: untuk akta notaris, jangan mengandalkan tanda tangan elektronik apa pun, tersertifikasi atau tidak, sampai undang-undangnya berubah. Untuk akta PPAT dan dokumen lain yang oleh undang-undang harus berbentuk akta autentik, tanyakan ke notaris atau PPAT Anda.

Memilih jenis tanda tangan per dokumen

Jenis dokumen Yang masuk akal
NDA, surat penawaran jasa, engagement letter, berita acara serah terima Tanda tangan elektronik dengan catatan audit yang rapi
Perjanjian bernilai besar, perjanjian kredit, dokumen yang mungkin disengketakan Tanda tangan elektronik tersertifikasi dari PSrE yang terdaftar
Dokumen untuk instansi pemerintah atau bank Ikuti format yang diminta instansi atau bank tersebut
Akta notaris Dibacakan dan ditandatangani di hadapan notaris sesuai UUJN

Tabel ini soal pertimbangan risiko, bukan aturan. Semakin besar kemungkinan sebuah dokumen disangkal, semakin berharga tanda tangan yang identitasnya diverifikasi pihak ketiga.

Kebiasaan yang memperkuat bukti

Apa pun jenis tanda tangannya, kebiasaan berikut membuat posisi Anda lebih kuat kalau terjadi sengketa:

  • Periksa identitas sebelum mengirim. Pakai alamat email yang sudah dikonfirmasi, dan tambahkan kode sekali pakai.
  • Minta persetujuan eksplisit, misalnya centang terpisah yang menjelaskan arti menandatangani secara elektronik, bukan hanya tombol "Tanda tangani".
  • Bekukan dokumennya. Simpan checksum setiap dokumen saat dikirim, supaya versi yang ditandatangani bisa dibandingkan dengan versi yang ditunjukkan kemudian.
  • Tetapkan urutan penanda tangan, supaya penjamin tidak menandatangani sebelum debitur.
  • Simpan catatan audit bersama dokumennya, bukan di kotak masuk email satu orang.
  • Kirim salinan hasil akhir ke semua pihak pada hari yang sama.

Tanda tangan di folders.id, apa adanya

folders.id menghasilkan tanda tangan elektronik yang dapat diaudit, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari PSrE terdaftar. Kalimat itu tercantum di sertifikat, di halaman penanda tangan, dan di daftar permintaan tanda tangan.

Cara kerjanya:

  • Satu permintaan tanda tangan bisa berisi beberapa dokumen, dengan urutan penanda tangan. Dua orang dengan nomor urut yang sama boleh menandatangani dalam urutan apa pun.
  • Setiap penerima mendapat tautan sendiri tanpa perlu akun, dengan opsi kode sekali pakai yang dikirim ke email penanda tangan.
  • Persetujuan diberikan lewat centang terpisah sebelum menandatangani, dan pilihan menolak ditampilkan sama jelasnya.
  • Checksum setiap dokumen dibekukan saat dikirim, dan dokumen aslinya tidak pernah diubah.
  • Hasilnya sertifikat audit berantai hash: setiap peristiwa menyimpan hash peristiwa sebelumnya, jadi mengubah, menghapus, atau menukar urutan peristiwa bisa dideteksi. Sertifikat disimpan sebagai dokumen di folder yang sama.
  • Kalau permintaan dikirim lewat email, setiap pihak menerima hash akhir rantainya saat semua sudah menandatangani, sehingga sertifikat yang ditunjukkan belakangan bisa dicocokkan.

Batasnya perlu dikatakan terus terang. Catatan ini adalah kesaksian folders.id bahwa isinya tidak diubah sejak dibuat. Catatan ini tidak memverifikasi identitas penanda tangan seperti yang dilakukan PSrE. Untuk dokumen yang butuh tanda tangan tersertifikasi, pakai PSrE yang terdaftar. Akta tetap ditandatangani di hadapan notaris.

Tanda tangan yang tepat bergantung pada dokumennya. Pilih berdasarkan risiko, dan simpan buktinya di tempat yang bisa Anda temukan lagi dua tahun kemudian.