Musim SPT dan ratusan chat WhatsApp

Setiap Februari sampai April, pola yang sama berulang di kantor konsultan pajak dan KAP. Klien mengirim foto bukti potong lewat WhatsApp jam sebelas malam. Laporan keuangan datang lewat email dengan nama "final_revisi3.xlsx". Rekening koran dikirim ke nomor pribadi staf yang minggu depannya cuti.

Penyebabnya jarang karena klien malas, tapi karena klien tidak punya satu daftar yang jelas dan satu tempat untuk mengirim. Panduan ini berisi daftar dokumen per jenis klien, aturan penamaan file, rutinitas meminta dan mengingatkan, dan kebiasaan keamanan dasar untuk dokumen pajak.

Tenggat yang jadi patokan

Menurut UU KUP Pasal 3 ayat (3), SPT Tahunan PPh orang pribadi disampaikan paling lama 3 bulan setelah akhir tahun pajak, dan SPT Tahunan PPh badan paling lama 4 bulan. Kalau tahun pajaknya sama dengan tahun kalender, artinya 31 Maret untuk orang pribadi dan 30 April untuk badan.

Musim 2026 punya catatan khusus. SPT Tahunan tahun pajak 2025 adalah yang pertama dilaporkan lewat Coretax DJP, dan DJP menghapus sanksi administratif untuk keterlambatan: orang pribadi sampai 30 April 2026 (KEP-55/PJ/2026), dan badan sampai satu bulan setelah tenggat normal (KEP-71/PJ/2026). Relaksasi itu khusus tahun pajak 2025. Jangan anggap akan terulang; susun jadwal dari tenggat normal.

Beberapa perubahan Coretax yang berpengaruh pada daftar dokumen Anda, menurut DJP:

  • Karyawan kini memakai satu formulir SPT Tahunan PPh Orang Pribadi, menggantikan 1770 S dan 1770 SS.
  • Bukti potong 1721-A1 untuk pegawai swasta kini bernama BPA1, dan 1721-A2 untuk pegawai negeri menjadi BPA2.
  • Sejak 1 Juli 2024, NIK berfungsi sebagai NPWP orang pribadi penduduk (PMK 136/2023). NIK yang belum dipadankan akan menghambat pelaporan.
  • Klien perlu mengaktifkan akun Coretax dan membuat kode otorisasi untuk menandatangani SPT.

Semua ini sebaiknya masuk daftar yang Anda kirim ke klien, bukan baru ditanyakan seminggu sebelum tenggat.

Daftar dokumen per jenis klien

Daftar berikut hanya titik awal, bukan daftar resmi DJP. Sesuaikan dengan kondisi tiap klien, dan cocokkan dengan panduan SPT per jenis wajib pajak di situs DJP.

Karyawan dengan satu pemberi kerja

  • Bukti potong BPA1 (swasta) atau BPA2 (ASN) dari pemberi kerja
  • Status pemadanan NIK dan akun Coretax
  • Kartu keluarga, kalau ada perubahan tanggungan
  • Daftar harta per 31 Desember: tabungan, deposito, kendaraan, properti, investasi
  • Daftar utang per 31 Desember: KPR, kredit kendaraan, kartu kredit
  • Bukti zakat atau sumbangan keagamaan wajib, kalau klien ingin memperhitungkannya
  • Bukti potong lain kalau ada penghasilan dari sumber kedua

Orang pribadi dengan usaha atau pekerjaan bebas

  • Semua dokumen karyawan di atas yang relevan
  • Pembukuan, atau pencatatan omzet per bulan
  • Bukti potong dari pihak yang membayar klien
  • Rekening koran usaha selama setahun
  • Bukti setor pajak selama tahun berjalan
  • Daftar aset yang dipakai untuk usaha

Wajib pajak badan dan klien KAP

Untuk KAP, daftar ini biasanya tumpang tindih dengan daftar PBC (prepared by client) audit. Gabungkan keduanya supaya klien tidak menerima dua permintaan untuk dokumen yang sama.

  • Laporan keuangan tahunan, dan laporan auditor kalau diaudit
  • Neraca saldo dan buku besar
  • Rekening koran semua rekening perusahaan
  • Bukti potong yang diterima dari pihak lain, dan rekap bukti potong yang diterbitkan
  • Faktur pajak masukan dan keluaran, untuk klien PKP
  • SPT Masa selama setahun beserta bukti setornya
  • Daftar aset tetap dan penyusutan
  • Akta perubahan terbaru, kalau ada perubahan pengurus atau pemegang saham
  • Dokumen transaksi dengan pihak afiliasi, kalau ada

Aturan nama file dan struktur folder

Pilih satu pola dan pakai untuk semua klien. Pola mana pun boleh, asal semua orang di tim memakai pola yang sama.

Contoh struktur folder per tahun pajak:

  • TP2026 / PT Maju Jaya / 01 Identitas dan akun
  • TP2026 / PT Maju Jaya / 02 Penghasilan dan bukti potong
  • TP2026 / PT Maju Jaya / 03 Harta dan utang
  • TP2026 / PT Maju Jaya / 04 Laporan keuangan
  • TP2026 / PT Maju Jaya / 05 Draf SPT
  • TP2026 / PT Maju Jaya / 06 Bukti lapor

Contoh pola nama file: tahun pajak, klien, jenis dokumen, keterangan, tanggal diterima. Misalnya "TP2026_MajuJaya_RekeningKoran_BCA-Des_2027-02-15.pdf".

Supaya polanya tetap rapi:

  • Tulis tanggal sebagai tahun-bulan-hari supaya file berurutan sesuai tanggal saat diurutkan menurut nama.
  • Jangan pakai kata "final" atau "revisi". Pakai tanggal.
  • Satu dokumen, satu file. Dua belas foto rekening koran digabung jadi satu PDF.
  • Ganti nama saat file masuk folder, bukan saat nanti dipakai.
  • File yang salah kirim atau dobel dipindah ke subfolder "Tidak dipakai", bukan dihapus diam-diam.

Rutinitas meminta dan mengingatkan

Susun jadwal mundur dari tenggat. Contoh untuk klien orang pribadi dengan tenggat 31 Maret:

  1. Awal Januari. Kirim daftar dokumen per klien bersama satu tautan atau alamat untuk mengirim. Satu pesan berisi seluruh daftar, bukan dicicil.
  2. Akhir Januari. Cek siapa yang belum menerima BPA1 dari pemberi kerja, dan siapa yang NIK-nya belum dipadankan.
  3. Pertengahan Februari. Pengingat pertama. Sebutkan dokumen yang masih kurang satu per satu, bukan "mohon kelengkapan dokumennya".
  4. Awal Maret. Pengingat kedua, lewat telepon untuk klien yang masih kurang banyak. Tetapkan batas internal, misalnya 10 Maret.
  5. Setelah batas internal. Kirim draf SPT untuk disetujui klien, dengan catatan dokumen apa saja yang dipakai.

Untuk klien badan, geser jadwalnya sekitar satu bulan.

Pesan pengingat yang efektif menyebut nama, dokumen yang kurang, batas waktu, dan satu tempat mengirim:

Pak Hendra, untuk SPT tahun pajak 2026 kami masih menunggu dua dokumen: rekening koran BCA Oktober sampai Desember dan bukti potong dari PT Sinar. Mohon dikirim lewat tautan yang sama paling lambat Senin, 8 Maret. Terima kasih.

Catat setiap pengingat di satu tempat, misalnya kolom status di daftar klien. Saat klien bilang "belum pernah diingatkan", Anda punya jawabannya.

Keamanan dasar: NIK dan NPWP bukan untuk diteruskan

Dokumen pajak penuh data pribadi. UU PDP Pasal 4 menggolongkan data keuangan pribadi sebagai data pribadi yang bersifat spesifik, kategori yang dampaknya lebih besar bila bocor. Kebiasaan sederhana yang mengurangi risiko:

  • Jangan teruskan foto KTP, kartu NPWP, atau kartu keluarga dari satu chat ke chat lain, termasuk ke grup internal. Simpan sekali di folder klien, lalu cukup sebutkan lokasinya.
  • Hapus file klien dari ponsel staf setelah dipindahkan ke folder kantor.
  • Jangan terima dokumen klien di nomor WhatsApp pribadi staf. Pakai nomor atau alamat kantor.
  • Batasi akses folder klien ke tim yang menanganinya.
  • Kalau memakai AI untuk merangkum dokumen, pastikan nomor identitas tidak ikut terkirim, atau disamarkan dulu.
  • Saat staf keluar, cabut aksesnya hari itu juga, termasuk dari grup WhatsApp klien.

Satu tempat mengirim untuk setiap klien

Cara paling efektif mengurangi kekacauan adalah memberi setiap klien satu tempat untuk mengirim. Ada dua bentuk yang saling melengkapi:

  • Portal atau tautan unggah per klien. Klien membuka tautan, mengunggah, dan tidak bisa melihat file klien lain. Tidak perlu akun.
  • Alamat email masuk per klien. Klien cukup meneruskan email berlampiran ke alamat itu, dan lampirannya masuk ke folder yang tepat. Cocok untuk klien yang terbiasa dengan email dan untuk mesin pemindai kantor.

WhatsApp tetap akan dipakai klien, dan itu tidak apa-apa. Yang bisa Anda atur: di mana file itu akhirnya disimpan.

Di folders.id

  • Portal klien dengan mode menerima atau bertukar file: klien mengunggah tanpa akun, dilindungi kata sandi dan masa berlaku, dan hanya melihat yang boleh dilihat.
  • Alamat email masuk per folder, dengan daftar pengirim yang diizinkan dan batas harian.
  • File WhatsApp dari nomor klien yang terdaftar masuk langsung ke folder kliennya. Satu nomor diarahkan ke satu folder, dan saluran WhatsApp-nya perlu diatur lebih dulu.
  • Log pengiriman menunjukkan file mana yang masuk dan mana yang ditolak, jadi pertanyaan "sudah saya kirim, kok belum ada?" bisa dijawab dari layar.
  • Setiap file dipindai malware, dan pindaian dokumen bisa dibaca dengan OCR bahasa Indonesia.
  • NIK dan NPWP disamarkan sebelum dokumen dibaca AI.

Pengingat ke klien tetap Anda kirim sendiri. folders.id memastikan balasannya masuk ke folder yang benar.

Mulailah dari satu kebiasaan: satu tempat mengirim untuk setiap klien. Sisanya jauh lebih mudah setelah itu.